Mengapa POS generik kurang cocok untuk usaha percetakan dan digital printing

Aplikasi kasir pada bisnis retail umumnya mempunyai alur yang sederhana. Pelanggan memilih barang, kasir melakukan scan barcode, pembayaran dilakukan, stok berkurang, lalu transaksi selesai.

Untuk minimarket, toko pakaian, atau toko retail lainnya, alur seperti ini memang sudah cukup. Namun usaha percetakan dan digital printing mempunyai proses yang berbeda.

Pelanggan tidak selalu membeli produk yang sudah mempunyai harga dan spesifikasi tetap. Mereka bisa datang dengan ukuran custom, bahan yang berbeda, jumlah tertentu, kebutuhan finishing, hingga file desain yang masih harus direvisi.

Setelah transaksi dibuat, pekerjaan juga belum tentu selesai. Order bisa masuk ke tahap desain, menunggu persetujuan pelanggan, masuk produksi, finishing, siap diambil, kemudian baru dilunasi.

Karena itu, software POS percetakan tidak cukup hanya mencatat penjualan. Sistem juga perlu mengikuti perjalanan order dari kasir sampai produksi selesai.

Secara konsep, keduanya sama-sama membutuhkan transaksi, pembayaran, dan laporan penjualan. Perbedaannya terletak pada proses sebelum dan setelah transaksi.

Pada retail, produk biasanya sudah mempunyai nama produk, SKU atau barcode, harga tetap, stok, dan jumlah barang. Sebagai contoh, air mineral 600 ml dijual Rp5.000 dan kasir cukup memilih barang tersebut kemudian memasukkan jumlahnya.

Pada percetakan, satu produk seperti banner belum tentu mempunyai harga akhir sebelum ukuran dan spesifikasinya diketahui.

• panjang
• lebar
• jenis bahan
• jumlah
• finishing
• desain
• deadline
• dan kebutuhan tambahan pelanggan

Banner ukuran 1 x 2 meter tentu mempunyai harga berbeda dengan banner 3 x 5 meter. Begitu juga banner dengan tambahan mata ayam, jahit pinggir, atau bahan premium.

Inilah alasan mengapa aplikasi kasir retail biasa sering terasa kurang fleksibel ketika digunakan untuk bisnis digital printing.

Salah satu karakteristik utama usaha percetakan adalah produk yang dapat berubah berdasarkan pesanan pelanggan. Misalnya pelanggan memesan sebuah banner. Nama produknya memang sama-sama Banner, tetapi harga akhirnya dapat dipengaruhi oleh ukuran, bahan, kualitas cetak, jumlah, finishing, dan layanan tambahan.

• Stiker: harga dapat dihitung berdasarkan luas, bahan, laminasi, dan cutting.
• Kartu nama: harga dapat dihitung berdasarkan jumlah box, jenis kertas, laminasi, dan finishing.
• Brosur: harga dapat berubah berdasarkan ukuran kertas, jumlah cetak, warna, jumlah sisi, dan quantity.
• Undangan: harga dapat dipengaruhi oleh bahan, jumlah halaman, finishing, serta jumlah pesanan.

Karena itu, aplikasi kasir percetakan perlu mampu menangani produk custom tanpa membuat setiap variasi menjadi produk baru.

Bayangkan jika setiap ukuran banner harus dibuat sebagai item berbeda: Banner 1 x 1 meter, Banner 1 x 2 meter, Banner 1 x 3 meter, Banner 2 x 2 meter, dan Banner 2 x 3 meter. Cara seperti ini akan membuat katalog produk semakin sulit dikelola.

Lebih efektif jika sistem dapat menghitung harga berdasarkan aturan produk.

POS generik biasanya bekerja sangat baik untuk produk dengan fixed price. Namun percetakan sering menggunakan beberapa metode harga sekaligus.

Fixed pricing

Harga sudah ditentukan dari awal. Contohnya, stempel otomatis ukuran tertentu = Rp75.000.

Area-based pricing

Harga dihitung berdasarkan ukuran. Contohnya, Banner = panjang x lebar x harga per m2.

Tiered pricing

Harga berubah berdasarkan jumlah pembelian.

Model harga seperti ini umum digunakan untuk stiker, kartu nama, brosur, flyer, atau produk percetakan lainnya. Karena itu, software yang digunakan untuk usaha percetakan idealnya dapat mengikuti logika harga tersebut tanpa kasir harus menghitung semuanya menggunakan kalkulator.

Inilah salah satu perbedaan terbesar antara POS retail dan POS percetakan.

Artinya, transaksi juga berfungsi sebagai work order atau pekerjaan yang harus diselesaikan. Contohnya pelanggan datang untuk mencetak banner 3 x 1 meter, bahan flexi 280 gsm, finishing mata ayam, dan deadline besok sore.

1. file diperiksa
2. desain disiapkan
3. pelanggan melakukan approval
4. file masuk antrean produksi
5. proses printing
6. finishing
7. quality control
8. produk siap diambil
9. pelanggan melakukan pelunasan

Jika sistem hanya menyimpan transaksi pembayaran, informasi tentang proses tersebut akhirnya harus dikelola menggunakan WhatsApp, kertas order, spreadsheet, catatan kasir, atau komunikasi lisan antar staf.

Pembayaran dalam usaha percetakan juga berbeda dengan sebagian besar transaksi retail. Banyak pekerjaan dibuat menggunakan sistem DP -> produksi -> pelunasan.

Software kasir biasa terkadang hanya mempunyai konsep paid atau unpaid. Padahal usaha percetakan membutuhkan kondisi di antaranya, yaitu partially paid atau pembayaran sebagian.

• berapa total order?
• berapa DP yang sudah dibayar?
• berapa sisa tagihan?
• kapan pembayaran terakhir dilakukan?
• metode pembayaran apa yang digunakan?
• apakah pesanan sudah lunas?

Tanpa pencatatan seperti ini, staf berisiko salah meminta pembayaran atau bahkan menyerahkan barang sebelum pelunasan dilakukan.

Hal lain yang penting adalah tidak mencampurkan status pembayaran dengan status produksi. Sebuah order bisa saja sudah lunas tetapi belum diproduksi, atau sudah selesai diproduksi tetapi belum lunas.

Status pembayaran

• belum dibayar
• DP
• lunas
• refund

Status order

• draft
• menunggu file
• desain
• menunggu approval
• produksi
• finishing
• selesai
• sudah diambil
• dibatalkan

Dengan pemisahan seperti ini, kondisi setiap pesanan dapat terlihat lebih jelas.

Ketika bisnis hanya mempunyai beberapa order setiap hari, staf mungkin masih mampu mengingat semuanya. Masalah mulai muncul ketika terdapat puluhan atau bahkan ratusan pekerjaan aktif.

Banner pelanggan ini sudah dicetak belum?

Kartu nama yang tadi pagi sudah masuk finishing?

Pesanan ini sebenarnya menunggu file atau sedang diproduksi?

Order yang deadline hari ini ada berapa?

Jika semuanya bergantung pada ingatan staf, risiko order terlambat atau terlewat semakin besar. Karena itu, manajemen status produksi percetakan menjadi bagian penting dari sebuah sistem POS khusus percetakan.

Tidak semua bisnis harus menggunakan status yang sama. Percetakan dapat menyesuaikan alur sesuai operasionalnya.

Salah satu hal yang hampir tidak pernah ditemukan pada retail biasa adalah file pelanggan. Dalam bisnis percetakan, file justru menjadi bagian yang sangat penting.

• PDF
• PNG
• JPG
• CorelDRAW
• Adobe Illustrator
• PSD
• atau file lainnya

File tersebut mungkin perlu diperiksa resolusinya, diperbaiki ukurannya, diedit, dikonversi, atau mendapat approval dari pelanggan.

Revisi adalah hal yang sangat umum dalam bisnis percetakan. Pelanggan bisa meminta perubahan nomor telepon, alamat, warna, ukuran, logo, atau susunan desain.

Masalah muncul ketika revisi hanya dikirim melalui chat tanpa terhubung dengan order. Operator bisa saja mencetak file versi sebelumnya.

• file mana yang terbaru
• apakah desain sudah disetujui
• catatan revisi terakhir
• dan siapa yang melakukan perubahan

Pada retail, pelanggan biasanya langsung membawa barang yang dibeli. Percetakan berbeda. Sebagian besar order mempunyai tanggal atau jam penyelesaian.

• banner harus selesai malam ini
• undangan harus selesai dalam tiga hari
• brosur dibutuhkan untuk event hari Sabtu
• stiker harus dikirim besok pagi

Karena itu, selain tanggal transaksi, software percetakan sebaiknya mempunyai informasi deadline order.

• pekerjaan apa yang harus selesai hari ini?
• order mana yang terlambat?
• pekerjaan apa yang jatuh tempo besok?
• berapa pekerjaan yang sedang berada di tahap produksi?

Order percetakan juga bisa berubah setelah pertama kali dibuat. Misalnya pelanggan awalnya memesan banner 2 x 1 meter, lalu ukuran berubah menjadi banner 3 x 1 meter dan pelanggan menambahkan mata ayam serta jahit pinggir.

Jika kasir menggunakan satu sistem untuk invoice dan sistem lain untuk mencatat produksi, perubahan tersebut harus diperbarui di beberapa tempat. Di sinilah kesalahan sering terjadi.

Produksi melihat spesifikasi lama sementara kasir mempunyai invoice terbaru. Dengan sistem yang menyatukan order dan transaksi, perubahan harga dan spesifikasi dapat tetap mengacu pada pekerjaan yang sama.

Tidak semua order akhirnya diproduksi. Pelanggan dapat membatalkan order karena salah spesifikasi, deadline tidak memungkinkan, desain belum siap, harga tidak disetujui, atau alasan lainnya.

Order sebaiknya tidak langsung dihapus. Lebih baik mempunyai status Dibatalkan agar riwayat tetap tersedia, terutama jika pelanggan sebelumnya sudah membayar DP.

• pembayaran dikembalikan
• dipotong biaya desain
• menjadi saldo
• atau mempunyai perlakuan lainnya

Bisnis percetakan sering mempunyai pelanggan yang melakukan repeat order, seperti sekolah, toko, restoran, perusahaan, organisasi, reseller, dan agency.

• riwayat transaksi
• produk yang pernah dipesan
• harga sebelumnya
• sisa piutang
• serta informasi kontak pelanggan

Cetak seperti yang bulan lalu.

Kasir tidak harus mengandalkan ingatan. Riwayat order sebelumnya dapat menjadi referensi.

Ketika bisnis berkembang menjadi beberapa cabang, kompleksitas operasional juga meningkat. Owner biasanya ingin mengetahui omzet setiap cabang, jumlah transaksi, metode pembayaran, order aktif, produk terlaris, diskon, pembatalan, dan performa keseluruhan bisnis.

Laporan per cabang

Laporan konsolidasi

Selain cabang, shift menjadi bagian penting dalam operasional kasir. Setiap shift dapat mempunyai kasir yang berbeda.

• siapa yang membuka kas
• saldo awal
• transaksi selama shift
• pembayaran tunai
• pengeluaran
• saldo akhir
• dan siapa yang melakukan penutupan kas

Jika terdapat selisih kas, pemilik usaha dapat melacak transaksi pada periode dan kasir yang tepat.

Tidak setiap pegawai membutuhkan akses ke seluruh fitur. Sistem dengan role dan permission membantu mengurangi risiko perubahan data yang tidak diperlukan.

Kasir

• membuat transaksi
• menerima pembayaran
• melihat order
• mencetak invoice

Operator produksi

• daftar pekerjaan
• spesifikasi order
• deadline
• status produksi

Supervisor dan owner

• diskon tertentu
• pembatalan transaksi
• laporan shift
• seluruh cabang
• konfigurasi produk
• harga
• user
• dan pengaturan lainnya

Memberikan diskon memang normal dalam bisnis percetakan, terutama untuk pelanggan tetap, order besar, reseller, atau negosiasi tertentu. Namun jika seluruh kasir bebas memberikan diskon tanpa batas, margin bisnis bisa sulit dikontrol.

Diskon lebih dari itu dapat membutuhkan supervisor. Dengan aturan seperti ini, perusahaan masih memberikan fleksibilitas kepada staf tanpa kehilangan kontrol terhadap harga.

POS generik sering fokus pada omzet, jumlah transaksi, produk terjual, dan metode pembayaran. Informasi tersebut memang tetap penting, tetapi bisnis percetakan membutuhkan informasi operasional tambahan.

• Berapa order yang masih dalam produksi?
• Berapa order selesai tetapi belum diambil?
• Berapa order yang masih mempunyai sisa pembayaran?
• Berapa pekerjaan dengan deadline hari ini?
• Produk apa yang paling sering dipesan?
• Cabang mana yang menghasilkan omzet terbesar?

Sebagian percetakan menggunakan kombinasi aplikasi kasir untuk transaksi, spreadsheet untuk produksi, WhatsApp untuk catatan order, kertas untuk job order, dan aplikasi lain untuk laporan.

Cara tersebut masih dapat bekerja ketika volume pekerjaan kecil. Tetapi semakin besar bisnis, semakin sering data yang sama harus diketik ulang.

• salah input
• data tidak sinkron
• pekerjaan terlewat
• harga berbeda
• file salah
• dan status order tidak diperbarui

Menggunakan satu sumber data utama membantu mengurangi pekerjaan administratif tersebut.

Tidak semua usaha harus langsung menggunakan sistem yang kompleks sejak hari pertama. Namun kebutuhan biasanya mulai terasa ketika order semakin banyak, staf bertambah, terdapat lebih dari satu kasir, pekerjaan sering menggunakan DP, pelanggan sering repeat order, banyak produk custom, produksi sulit dipantau, laporan masih manual, atau bisnis mulai membuka cabang.

Order ini sudah sampai mana?

Pelanggan ini masih ada sisa pembayaran tidak?

Jika jawabannya membutuhkan mencari chat, spreadsheet, invoice, dan bertanya ke beberapa orang, berarti informasi bisnis mulai terlalu tersebar.

Tidak semua software percetakan harus mempunyai fitur yang sama. Namun beberapa kemampuan berikut cukup penting untuk operasional sehari-hari:

• pembuatan order custom
• perhitungan berdasarkan ukuran
• fixed dan tiered pricing
• DP dan pembayaran sebagian
• sisa pembayaran
• status produksi
• deadline order
• riwayat pelanggan
• catatan spesifikasi
• finishing
• diskon
• invoice
• shift kasir
• laporan per cabang
• laporan konsolidasi
• serta role dan permission staf

Misalnya seorang pelanggan memesan banner 3 x 1 meter dengan bahan flexi, finishing mata ayam, total harga Rp120.000, DP Rp50.000, dan deadline besok pukul 15.00.

1. Kasir membuat order

Kasir memasukkan produk, ukuran, finishing, pelanggan, dan deadline.

2. Sistem menghitung harga

Harga dihitung berdasarkan konfigurasi produk.

3. Pelanggan membayar DP

4. Order masuk produksi

5. Finishing selesai

Status berubah menjadi Selesai.

6. Pelanggan mengambil produk

Kasir menerima pembayaran sisa Rp70.000, status pembayaran berubah menjadi Lunas, dan order ditandai Sudah Diambil. Seluruh proses tersebut tetap berada dalam satu order yang sama.

Saat bisnis masih kecil, informasi yang tersebar mungkin belum terasa sebagai masalah besar. Namun ketika transaksi meningkat, sistem yang terintegrasi mempunyai keuntungan tambahan.

• produk paling laris
• rata-rata nilai order
• jumlah pelanggan repeat order
• order yang sering terlambat
• pekerjaan yang paling lama diproduksi
• omzet setiap cabang
• transaksi per kasir
• metode pembayaran paling sering digunakan
• hingga jumlah piutang pelanggan

Data seperti ini sulit diperoleh jika transaksi dan produksi disimpan di tempat yang berbeda.

POS retail biasa bukan berarti buruk. Untuk bisnis dengan produk standar dan alur transaksi sederhana, sistem tersebut justru sering menjadi pilihan yang tepat.

Masalahnya adalah ketika workflow bisnis dipaksa mengikuti cara kerja software.

• ukuran ditulis di kolom catatan
• DP dianggap sebagai pembayaran penuh
• status produksi dicatat di WhatsApp
• deadline disimpan di spreadsheet
• finishing dibuat sebagai produk tambahan secara manual

Jika terlalu banyak workaround seperti ini, berarti kebutuhan operasional bisnis sudah berbeda dengan POS yang digunakan. Idealnya, software mengikuti workflow bisnis, bukan sebaliknya.

PrinPOS dirancang dengan pendekatan bahwa transaksi percetakan tidak berhenti ketika invoice dibuat. Kasir dapat mengelola order dan pembayaran sementara informasi pekerjaan tetap terhubung dengan proses berikutnya.

• produk dengan harga custom
• fixed pricing
• area-based pricing
• tiered pricing
• transaksi
• DP dan pelunasan
• order produksi
• status pekerjaan
• pelanggan
• shift
• cabang
• user
• dan laporan

Dengan demikian, staf tidak harus memasukkan informasi yang sama berulang kali ke beberapa sistem yang berbeda.

Software POS untuk usaha percetakan mempunyai kebutuhan yang berbeda dengan POS retail pada umumnya. Pada bisnis retail, transaksi sering selesai ketika pembayaran dilakukan. Pada percetakan, pembayaran justru dapat menjadi awal dari rangkaian pekerjaan berikutnya.

• ukuran custom
• bahan
• finishing
• desain
• revisi
• DP
• deadline
• produksi
• pelunasan
• hingga pengambilan barang

Karena itu, aplikasi kasir percetakan sebaiknya tidak hanya mencatat transaksi, tetapi juga membantu mengelola order produksi.

Ketika informasi kasir, pelanggan, pembayaran, produksi, dan laporan berada dalam satu sistem, operasional menjadi lebih mudah dipantau dan risiko informasi terlewat dapat dikurangi.

Bagi percetakan yang mulai mempunyai banyak transaksi, beberapa staf, atau beberapa cabang, sistem terintegrasi seperti PrinPOS dapat membantu menjadikan proses kerja lebih konsisten tanpa harus bergantung pada spreadsheet, chat, dan catatan manual yang terpisah.