Cara menghitung harga digital printing dengan tepat

Menentukan harga jual produk percetakan bukan sekadar melihat harga bahan kemudian menambahkan keuntungan. Ada biaya produksi, tinta, listrik, tenaga kerja, waktu mesin, finishing, hingga risiko bahan terbuang yang perlu diperhitungkan.

Tanpa aturan harga yang jelas, dua kasir bahkan bisa memberikan harga berbeda untuk pesanan yang sebenarnya sama. Kondisi seperti ini bukan hanya membingungkan pelanggan, tetapi juga membuat pemilik usaha kesulitan mengetahui apakah setiap transaksi benar-benar menghasilkan keuntungan.

Karena itu, usaha digital printing sebaiknya mempunyai sistem perhitungan harga yang konsisten untuk setiap jenis produk.

Langkah pertama adalah menentukan satuan harga untuk setiap produk.

Usaha percetakan biasanya menggunakan beberapa jenis satuan, seperti:

• meter persegi (m2)
• centimeter persegi (cm2)
• meter lari
• lembar
• pcs
• box
• set
• atau paket

Tidak semua produk cocok menggunakan metode perhitungan yang sama.

Untuk produk berukuran fleksibel seperti banner, spanduk, stiker outdoor, vinyl, backlite, dan media printing ukuran besar, perhitungan berdasarkan luas biasanya lebih mudah digunakan.

Sementara produk seperti kartu nama, brosur, flyer, undangan, nota, atau kalender, harga per lembar, pcs, atau paket biasanya lebih mudah dipahami oleh pelanggan.

Hal yang paling penting bukan memilih satu jenis satuan untuk seluruh produk, tetapi menentukan satuan utama yang konsisten untuk masing-masing produk. Dengan begitu, kasir tidak perlu menentukan sendiri cara menghitung harga setiap kali menerima pesanan.

Untuk produk seperti banner atau stiker ukuran besar, rumus dasarnya cukup sederhana:

Contohnya, pelanggan ingin mencetak banner berukuran panjang 3 meter, lebar 1 meter, dan harga cetak Rp25.000/m2.

Jika pelanggan menambahkan finishing seperti mata ayam atau jahit pinggir, biaya tersebut kemudian ditambahkan ke harga dasar. Cara seperti ini membuat perhitungan jauh lebih konsisten dibanding menentukan harga berdasarkan perkiraan kasir.

Dalam praktiknya, ukuran yang dicetak tidak selalu sama dengan ukuran minimum bahan atau area mesin yang digunakan.

Misalnya pelanggan hanya membutuhkan stiker berukuran 20 x 20 cm. Secara matematis luasnya hanya 0,04 m2. Jika harga per meter adalah Rp100.000, hasil perhitungannya hanya Rp4.000.

Namun usaha tetap membutuhkan waktu untuk menerima dan mengecek file, melakukan layout, menyiapkan mesin, melakukan proses cetak, memotong hasil cetak, dan melayani transaksi.

Minimum cetak dihitung 0,5 m2.

Meskipun ukuran pelanggan hanya 0,04 m2, transaksi tetap dihitung menggunakan batas minimum tersebut. Aturan seperti ini membantu menjaga margin terutama pada order berukuran kecil.

Kesalahan yang cukup sering terjadi adalah menentukan harga jual hanya berdasarkan harga bahan. Padahal biaya produksi percetakan terdiri dari lebih banyak komponen.

Biaya bahan

• flexi
• vinyl
• art paper
• HVS
• ivory
• sticker paper
• tinta
• laminasi
• atau media lainnya

Biaya produksi

• tinta
• listrik
• penyusutan mesin
• maintenance
• waktu operator
• dan waktu penggunaan mesin

Biaya finishing

• laminasi
• cutting
• pond
• mata ayam
• jahit pinggir
• jilid
• perforasi
• lipat
• mounting
• dan instalasi

Dengan memisahkan komponen tersebut, pemilik usaha bisa lebih mudah mengetahui bagian mana yang sebenarnya mengalami kenaikan biaya. Misalnya harga bahan tetap, tetapi biaya laminasi meningkat. Anda cukup memperbarui harga finishing laminasi tanpa harus mengubah seluruh struktur harga produk.

Dalam proses percetakan hampir selalu ada bahan yang tidak menjadi produk akhir.

• sisa potongan bahan
• area kosong saat layout
• proses kalibrasi mesin
• kesalahan cetak
• warna yang perlu dicetak ulang
• atau bahan yang rusak selama produksi

Misalnya untuk menghasilkan produk senilai Rp100.000, rata-rata terdapat waste sekitar 5%. Jika waste tidak diperhitungkan, margin yang terlihat pada laporan penjualan bisa lebih tinggi daripada keuntungan sebenarnya.

Karena itu, sebagian percetakan memasukkan persentase waste ke dalam biaya produksi atau langsung memasukkannya ketika menentukan harga jual produk.

Setelah mengetahui biaya produksi, langkah berikutnya adalah menentukan margin. Misalnya total biaya sebuah produk adalah Rp70.000, kemudian produk dijual dengan harga Rp100.000. Keuntungan kotornya adalah Rp30.000.

Tetapi jangan langsung menganggap angka tersebut sebagai keuntungan bersih. Bisnis masih mempunyai biaya lain seperti gaji karyawan, sewa tempat, internet, listrik toko, maintenance mesin, software, pajak, dan biaya operasional lainnya.

Karena itu, harga jual perlu mempunyai ruang margin yang cukup untuk menutup biaya operasional bisnis secara keseluruhan.

Pemilik usaha juga perlu membedakan antara markup dan margin.

Misalnya modal sebuah produk adalah Rp80.000. Kemudian Anda menambahkan markup 25%, sehingga harga jual menjadi Rp100.000. Keuntungan yang diperoleh adalah Rp20.000.

Jadi margin terhadap harga jual sebenarnya hanya 20%. Memahami perbedaan ini penting terutama ketika menentukan target keuntungan untuk setiap kategori produk.

Order kecil terkadang terlihat sederhana tetapi tetap membutuhkan proses operasional yang hampir sama dengan order besar.

1. menerima file
2. mengecek ukuran
3. melakukan penyesuaian
4. membuat transaksi
5. menyiapkan mesin
6. mencetak
7. melakukan finishing
8. dan menyerahkan produk

Artinya, meskipun hasil kalkulasi produk hanya Rp8.000, pelanggan tetap dikenakan biaya minimum Rp15.000. Cara lain adalah menggunakan minimum quantity, misalnya minimum pemesanan kartu nama 1 box.

Aturan seperti ini membuat pekerjaan kecil tetap layak dikerjakan tanpa harus menaikkan harga produk dalam jumlah besar.

Tidak semua pelanggan membeli dalam jumlah yang sama. Biaya produksi per unit biasanya semakin kecil ketika jumlah order semakin banyak. Karena itu, harga dapat dibuat menggunakan tiered pricing atau harga bertingkat.

Model seperti ini mempunyai dua keuntungan. Pertama, pelanggan mempunyai alasan untuk meningkatkan jumlah pesanan. Kedua, kasir tidak perlu melakukan negosiasi harga secara manual setiap kali pelanggan melakukan order dalam jumlah besar.

Beberapa percetakan mempunyai beberapa jenis pelanggan, misalnya pelanggan retail, reseller, perusahaan, agency, atau pelanggan langganan.

Namun hindari terlalu banyak variasi harga yang hanya diketahui oleh kasir tertentu. Semakin banyak harga yang bergantung pada ingatan karyawan, semakin besar kemungkinan terjadi kesalahan ketika membuat transaksi.

Jika memang terdapat beberapa tingkatan harga, sebaiknya aturan tersebut disimpan di sistem.

Finishing sering menjadi bagian yang menyebabkan perhitungan harga semakin kompleks. Contohnya pelanggan memesan banner ukuran 3 x 1 meter, cetak flexi, finishing mata ayam setiap 50 cm, dan jahit pinggir.

Dengan memisahkan biaya finishing, kasir juga lebih mudah menjelaskan rincian harga kepada pelanggan.

Tidak semua file pelanggan siap langsung diproduksi. Ada pelanggan yang hanya mengirim foto dari WhatsApp, logo, teks, atau contoh desain. Kemudian operator harus membuat desain sebelum produk dapat dicetak.

• edit ringan: Rp10.000
• desain sederhana: Rp25.000
• desain custom: mulai Rp50.000

Yang penting, biaya desain tidak selalu tersembunyi di dalam harga cetak karena pekerjaan desain dan produksi merupakan dua jenis pekerjaan yang berbeda.

Sistem harga yang sangat detail memang dapat memberikan perhitungan yang akurat, tetapi jangan sampai terlalu rumit untuk digunakan saat melayani pelanggan.

• produk
• ukuran
• jumlah
• bahan
• dan finishing

Biasanya produk ini dikasih harga berapa?

Pelanggan yang ini biasanya dapat diskon berapa?

Semakin sedikit keputusan harga yang harus dibuat secara manual oleh kasir, semakin konsisten harga yang diterima pelanggan.

Pada usaha yang masih kecil, pemilik biasanya masih mengingat harga hampir seluruh produk. Masalah mulai muncul ketika jumlah produk bertambah, jumlah kasir bertambah, bisnis mempunyai beberapa cabang, harga bahan sering berubah, atau owner tidak selalu berada di lokasi.

Jika harga hanya bergantung pada ingatan, kasir dapat memberikan penawaran yang berbeda untuk pekerjaan yang sama. Dalam jangka panjang, kondisi tersebut membuat evaluasi margin menjadi sulit.

Daftar harga yang terstruktur membantu bisnis berkembang tanpa seluruh keputusan harus melewati pemilik usaha.

Harga yang sudah dibuat bukan berarti harus digunakan selamanya. Biaya produksi dapat berubah karena harga bahan naik, harga tinta berubah, tarif listrik meningkat, biaya operator bertambah, supplier berganti, atau biaya maintenance mesin meningkat.

Tidak harus setiap minggu. Yang penting, bisnis mempunyai kebiasaan mengecek apakah harga jual masih memberikan margin yang sehat.

Produk dengan volume transaksi tinggi sebaiknya menjadi prioritas karena perubahan margin kecil sekalipun dapat memberikan dampak besar terhadap keuntungan keseluruhan.

Sebagai contoh, pelanggan memesan stiker ukuran 1,2 x 2 meter. Harga cetak Rp90.000/m2 dan finishing laminasi Rp25.000/m2.

1. Hitung luas

2. Hitung harga cetak

3. Hitung laminasi

4. Hitung total

Dengan aturan harga yang sudah dibuat sebelumnya, kasir hanya perlu memasukkan ukuran dan memilih finishing. Perhitungan dapat dilakukan secara konsisten tanpa menghitung ulang harga secara manual setiap menerima pesanan.

Setiap produk percetakan membutuhkan metode harga yang berbeda.

Fixed price

Cocok untuk produk yang mempunyai ukuran dan spesifikasi relatif tetap, seperti kartu nama 1 box, mug, ID card, stempel, atau paket cetak tertentu.

Area-based pricing

Harga dihitung berdasarkan luas. Cocok untuk banner, spanduk, sticker vinyl, cutting sticker, backlite, dan produk printing ukuran besar lainnya.

Tiered pricing

Harga berubah berdasarkan jumlah pembelian. Cocok untuk brosur, flyer, kartu nama, label, sticker, merchandise, dan produk dengan volume besar.

Pemilihan metode harga yang tepat membuat kalkulasi lebih sederhana sekaligus menjaga margin usaha.

Ketika bisnis masih menangani sedikit transaksi, perhitungan manual mungkin belum terasa menjadi masalah. Namun ketika jumlah pelanggan, produk, kasir, dan cabang bertambah, aturan harga yang tidak terstruktur dapat menimbulkan banyak masalah.

• harga antar kasir berbeda
• salah menghitung ukuran
• finishing lupa ditambahkan
• diskon terlalu besar
• margin tidak diketahui
• hingga invoice harus direvisi setelah masuk produksi

Karena itu, sistem harga bukan hanya tentang menentukan berapa rupiah yang harus dibayar pelanggan. Sistem harga adalah bagian dari standarisasi operasional usaha percetakan.

PrinPOS membantu usaha percetakan membuat aturan harga produk agar kasir tidak perlu menghitung semuanya secara manual.

• fixed pricing untuk harga produk yang tetap
• area-based pricing untuk produk berdasarkan panjang dan lebar
• tiered pricing untuk harga berdasarkan jumlah
• komponen tambahan untuk finishing dan layanan lainnya

Dengan aturan harga yang sudah tersimpan, kasir cukup memasukkan detail pesanan dan sistem dapat membantu menghitung harga berdasarkan konfigurasi produk.

Hal ini membantu bisnis memberikan harga yang lebih konsisten, mempercepat proses pembuatan transaksi, dan mengurangi ketergantungan pada perhitungan manual.

Cara menghitung harga cetak yang baik dimulai dari memahami biaya sebenarnya dari setiap produk. Jangan hanya melihat harga bahan.

Pertimbangkan juga biaya produksi, tinta, listrik, operator, penggunaan mesin, waste, finishing, desain, serta margin minimum yang dibutuhkan bisnis.

• fixed price untuk produk dengan harga tetap
• area-based untuk produk berdasarkan ukuran
• tiered pricing untuk produk berdasarkan jumlah

Dengan sistem harga yang konsisten, kasir dapat memberikan penawaran lebih cepat, pelanggan mendapatkan harga yang lebih jelas, dan pemilik usaha lebih mudah menjaga margin keuntungan.

Bagi usaha digital printing yang mulai mempunyai banyak produk, transaksi, atau cabang, menyimpan aturan harga dalam sistem seperti PrinPOS juga dapat mengurangi kesalahan perhitungan dan membuat proses operasional lebih mudah distandarisasi.